I den här delen får du lära dig om informella möten och en enkel mötesteknik.
Tässä osiossa saat opiskella epäviralliseen kokoukseen osallistumista ja kokoustekniikkaa.
Ett informellt möte
När vi pratar om möten och mötesteknik så måste vi först bestämma oss för om vi behandlar formella eller informella möten. Med tanke på en finskspråkig studerandes framtid, och även med tanke på hur affärslivet har utvecklats, kommer vi i denna text fokusera på informella möten. Detta för att troligtvis hamnar du oftare i ett informellt möte.
Men även när vi talar om informella möten, kan de ha flera olika syften. Beroende på varför vi möts, varierar strukturen och interaktionen. Enkelt kan man säga att ett möte skiljer sig från en vardaglig arbetsrelaterad diskussion i det att det alltid är någon som kallar samman till ett möte och den personen agerar ofta även som ordförande. Ordförande som begrepp kan låta lite stelt och formellt, i verkligheten uttrycker vi ofta inte ens vem ordförande är utan man bygger upp rollerna i interaktionen. Vilken grad av formalitet gällande deltagarroller och möjlighet att delta i diskussionen beror helt på personerna och antalet personer som träffas. Allt vanligare är det i den svenska arbetskulturen att ju mindre team desto mer informellt är mötet, och ju större antal deltagare desto mer formellt agerande, exempelvis med att be om ordet för att kunna tala. Här hjälper endast erfarenheterna, att delta på möten.
Strukturen på ett informellt möte kan se ut såhär:
Mötet öppnas
Ordföranden eller den som har bjudit in till mötet öppnar mötet genom att hälsa alla välkomna, kanske fråga hur man mår och om allt är bra. Sedan ger man gärna ett kort sammandrag av vad som kommer att behandlas på mötet. Man väljer även en sekreterare för mötet.
Om det finns en föredragningslista, alltså en agenda, så går mötet igenom ärendena i tur och ordning, och efter varje ärende öppnas möjlighet för diskussion. Om det inte finns en föredragningslista brukar man börja med det viktigaste ärendet och sedan behandla det näst viktigaste och så vidare så långt man hinner.
Mötets syfte
A) Att informera
Olika möten kan vara av olika skäl sammankallade. Om vi tänker oss till exempel möten till en personalavdelning, handlar de ofta om att informera om nyheter eller förändringar. Dessa kallas även för anmälningsärenden.
B) Att diskutera
I de fall då man utvecklar saker eller verksamheten behövs diskussioner och därför kommer man överens om möten där det primära syftet är att diskutera och samarbeta.
C) Att fatta beslut
Alla möten är inte beslutsfattande möten. De möten som är det brukar alltid ha en föredragningslista och någon i chefsposition har rätten att fatta beslut. Beslutsfattande kan givetvis också vara inom ett team. När man håller beslutsfattande möten är det jätteviktigt att man skriver ett PM (promemorian, kokousmuistio) eller för mer formella möten mötesprotokoll (pöytäkirja).
Övriga ärenden
I slutet av mötet reserverar man möjligheten för övriga frågor som inte nödvändigtvis har att göra med det aktuella mötet. Av artighetsskäl och för att fokusera på det man träffas för ärdet viktigt att alla mötesdeltagare håller sig till ett ärendeåt gången.
Nästa möte
Innan man avslutar är det bra att dra samman mötesteknikens vanligaste frågor:
Mötesdeltagarna kommer överens om nästa möte.
Mötet avslutas
Läs texten om möte och mötesteknik och gör en mindmap på finska över innehållet du läser. Lämna in din mind map till läraren (filformat: jpg, png eller pdf)
Lue kokoukseen liittyvä teksti ja tee sisällöstä suomenkielinen miellekartta. Palauta miellekartta opettajalle kokouksesta ja kokoustekniikasta. (tiedostomuoto: jpg, png tai pdf).
Istället för att ordna långa möten, har man på många arbetsplatser tagit i bruk så kallade Scrum-möten. Scrum-mötet hålls i en grupp på 3-4 person i max. 15-20 minuter. Scram går ut på att kort berätta om vad man har gjort, vad man ska göra och om man behöver hjälp, reflektion eller kommentarer av sina medarbetare.
I ett Scrum- möte är din uppgift att:
Detta är en frivillig uppgift. Håll ett möte med dina kurskompisar och träna på muntliga färdigheter. Lämna in länken till er inspelning här.
Tämä on vapaaehtoinen tehtävä. Pitäkää Scrum-kokous ja harjoitelkaa suullista viestintää yllä olevan tekstin mukaan. Palauttakaa tallenteen linkki tänne.
En bra kontext är denna kurs och kursuppgifter eftersom ni alla i verkligheten jobbar eller studerar på olika ställen.
Pitkien kokousten järjestämisen sijaan yhä useammalla työpaikalla on otettu käyttöön ns. Scrum-kokoukset työn ketterään kehittämiseen. Scrum on kestoltaan maks. 15-20 minuuttia, ja pidetään noin 3-4 henkilön ryhmissä. Scrumin idea on lyhyesti kertoa, mitä on tehnyt, mitä on tulossa ja tarvitseeko johonkin apua, keskustelukaveria tai kommentteja työkavereilta.
Scrum-kokouksessa tehtäväsi on:
Jatkossa pienryhmän tehtävänä on pitää viikoittain koko kurssin läpi Scrum-kokouksia, ja niitä tulee lähettää opettajalle vähintään neljä kappaletta per ryhmä.
Hyvänä kontekstina kokouksille toimii tämä kurssi ja kurssitehtävät, ihan siitäkin syystä, että todellisuudessa työskentelette tai opiskelette ihan eri paikoissa.
Anteckna, vad berättar deltagarna (3 saker)? Skriv på finska. / Tee muistiinpanoja, mitä osallistujat kertovat (kolme asiaa). Kirjoita suomeksi.
Stefan:
Mitä on tehnyt?
Mitä tekee tänään?
Tarvitseeko apua?
Nina:
Mitä tehnyt?
Mitä tekee tänään?
Tarvitseeko apua?
Pekka:
Mitä on tehnyt?
Mitä tekee tänään?
Tarvitseeko apua?
Delta på mötet! Du ombeds att berätta kort vem du är och vad du är expert på. Presentera dig!
Klicka på Scrum-ikonen till höger.
Osallistu kokoukseen! Sinua pyydetään esittäytymään, kuka olet ja minkä alan asiantuntija. Esittäydy täällä!
Kom ihåg att lägga till ord till termbanken! Muista kerryttää termipankkia!