Tyhjään PowerPoint-esitykseen on tietysti ensiksi lisättävä uusia diasivuja muokattavaksi. Uusia dioja voi luoda kätevästi valintanauhan Aloitus-välilehdeltä Uusi dia -painikkeesta. Näppäin on kaksiosainen – sen yläosa lisää suoraan uuden dian alaosan avatessa valikon, josta voi valita minkälaista asettelua uudessa diassa käytetään. Saatavilla olevat asettelun vaihtoehdot riippuvat käytetystä mallipohjasta.
Saatavilla on erilaisia dia-asetteluita riippuen käytetystä mallipohjasta.
Joitakin yleisiä dia-asetteluita ovat esimerkiksi Otsikkodia, jota käytetään usein esityksen etusivuna, sekä Otsikko ja sisältö, joka on yleisesti käytetty asettelu perussisällön näyttämiseen.
Dian asettelun voi vaihtaa myös sen luomisen jälkeen. Aloitus-välilehden Asettelu-painikkeesta löytyvät saatavilla olevat asetteluvaihtoehdot samaan tapaan kuin Uusi dia -valikosta. Palauta-painikkeella taas voidaan palauttaa dian asettelu alkuperäiseen tilaan, esimerkiksi jos tekstikenttiä on siirrelty tai niiden muotoa on muokattu, ja nämä muutokset halutaan kumota.
Asettelu- ja Palauta- painikkeet löytyvät Diat-työkaluryhmästä.
Esitykseen kuuluvia diasivuja voi poistaa valitsemalla ne ja painamalla näppäimistöstä Delete-näppäintä tai klikkaamalla niitä oikealla hiirinäppäimellä ja valitsemalla Poista dia –vaihtoehdon.
Esitykseen kuuluvien diojen järjestystä voi muuttaa raahaamalla dioja haluttuun paikkaan hiirellä klikkaamalla ja vetämällä. Ctrl-näppäintä painamalla on mahdollista valita kerralla useampia diasivuja järjesteltäväksi tai poistettavaksi. Useamman dian valinta voidaan poistaa klikkaamalla yksittäistä diaa.
Työkaluja diasivun taustan muokkaamiseen löytyy Rakenne-välilehden Muotoile taustaa -painikkeesta. Tämä avaa valikon, josta löytyy vaihtoehtoja taustan värittämiseen tasa- tai liukuvärillä ja esimerkiksi vaihtoehdon kuvatiedoston lisäämiseen dian taustalle. Katso seuraavalta videolta käyttöohjeet eri väritystyökalujen käyttämiseen.
Erilaisia näkymävaihtoehtoja on PowerPointin alapalkissa sekä Näytä-välilehdellä. Normaalinäkymässä diaesitystä ja -sivuja voi muokata normaaliin tapaan ja kaikki perustyökalut ovat käytössä. Dialajittelu-näkymä on tarkoitettu diasivujen lajitteluun ja järjestyksen suunnitteluun.
Lukunäkymä on ikään kuin esikatselu diaesityksestä, siinä koko esityksen voi selata läpi suuremmalla kuvalla. Esitysnäkymässä taas dia avataan koko näytön kokoisena ja se onkin tarkoitettu varsinaisen esityksen pitämiseen. Luku- ja esitysnäkymästä pääsee pois Esc-näppäimellä.
Muistiinpanot, eri näkymävaihtoehdot sekä zoomauspalkki.
Muistiinpanot-näppäin tuo näkyviin muistiinpanotilan. Siihen voi kirjoittaa esityksen ajaksi tukisanoja, jotka näkyvät esittäjän ruudulla, jos käytössä on esittäjän näkymä (Presenter View).