Excel-kurssiosion viimeisessä osassa harjoitellaan vielä taulukon tulostamista. Tulostaminen ei rajoitu pelkästään paperitulosteisiin, vaan nykyään on hyödyllistä osata tallentaa ja tulostaa työkirjoja myös PDF-tiedostoiksi. PDF-tiedostojen rakentamiseen pätevät hyvin pitkälti samat asiat kuin paperitulosteisiinkin, joten tässä osassa käsiteltävät asiat soveltuvat molempiin tarkoituksiin. Osan lopussa on viimeinen palautettava harjoitustehtävä, jossa tulostamista pääsee harjoittelemaan käytännössä.
Excel-taulukon voi tulostaa Tiedosto-välilehden Tulosta-valikosta. Tämä avaa tulostusikkunan, josta voi nähdä esikatselun taulukon tulosteesta sekä määrittää tulostusasetuksia kuten kopioiden määrän tai valitun tulostimen. Valitun tulostimen erityisasetukset saa auki Tulostimen ominaisuudet -näppäimellä ja ne ovat yleensä aina erilaiset tulostimesta riippuen.
Taulukon tulostaminen on siis teoriassa yksinkertaista. käytännössä taulukko ei aina asetu hyvin tulostussivulle. Myöhemmissä kappaleissa käydään läpi, kuinka tulostusasetuksia voi säätää, jotta taulukon saa aseteltua sivulle haluamallaan tavalla.
Katsotaan ensiksi paperin eli sivun asetteluun liittyviä tulostusasetuksia. Kun Excelin taulukkoa aletaan muokata tulostusvalmiiksi, kannattaa ohjelman alalaidasta ottaa käyttöön Sivun asettelu -näkymä. Tällöin Excel näyttää taulukon yhteydessä esikatselun tulostussivuista.
Sivun asetteluun liittyvät asetukset löytyvät helpoiten valintanauhan Sivun asettelu -välilehdeltä. Reunukset-valikosta voi valita, kuinka leveät marginaalireunukset paperille jätetään, Suunta-valikosta voi valita onko paperi tarkoitus tulostaa pysty- vai vaakasuunnassa ja Koko-valikosta voi valita käytettävän paperin koon, kuten A4, A3 ja niin edespäin. Kun nämä paperiasetukset on valittu, ei niitä tarvitse enää erikseen määritellä tulostusikkunassa, vaan ne siirtyvät sinne automaattisesti.
Toisinaan taulukon tiedot eivät tulostettaessa mahdu yhdelle sivulle, jolloin voidaan päätyä tilanteeseen, jossa esimerkiksi yksi taulukon sarake lipsahtaa omalle sivulleen, mikä tekee tulosteesta hyvin epäkäytännöllisen lukea. Ennen tulostamista onkin hyvä tarkastella taulukkoa Sivun asettelu -näkymää käyttäen ja varmistaa että se mahtuu halutuille sivumäärille.
Eräs automaattinen tapa sovittaa taulukko yhdelle sivulle on mennä valintanauhan Sivun asettelu -välilehden Sovita-valikkoon, josta löytyvät vaihtoehdot taulukon leveyden ja korkeuden automaattiseen skaalaukseen. Jos sarakkeita on taulukossa hyvin paljon, tätä toimintoa ei kannata käyttää, sillä se voi tehdä tekstistä liian pienikokoista luettavaksi. Yksi vaihtoehto on myös kääntää paperi vaakasuuntaiseksi Sivun asettelu -välilehdeltä, jolloin sarakkeille on enemmän tilaa, mutta tämä voi käänteisesti aiheuttaa ylimääräisten rivien ajautumisen omalle sivulleen.
Jos tulosteeseen tulee suuri määrä usealle sivulle jakautuvaa tietoa, voi käydä niin, että sarakkeiden otsikot ovat näkyvissä vain taulukon ensimmäisellä sivulla. Tällaisessa tapauksessa otsikoita ei kannata alkaa lisätä manuaalisesti taulukkoon, vaan Excelille voi kertoa, mitkä rivit ovat toistuvia rivejä eli sellaisia mitkä pitäisi tulostaa jokaiselle sivulle.
Otsikoiden toistamiseen löytyy Sivun asettelu -välilehdeltä työkalu nimeltään Tulosta otsikot. Avautuvasta ikkunasta voidaan määritellä, mitkä ovat taulukon tulostusotsikot, eli Ylhäällä toistettavat rivit sekä joissakin tapauksissa Vasemmalla toistettavat sarakkeet. Kun nämä kentät klikkaa aktiivisiksi, voi sen jälkeen käydä maalaamasta taulukosta haluamansa rivit tai sarakkeet tulostusotsikoiksi kiinnitettäviksi. Tämän jälkeen tulostusotsikot näkyvät tulosteessa jokaisen sivun alussa.
PDF-muotoista tiedostoa kannattaa käyttää etenkin silloin, kun halutaan jakaa valmis taulukko muille henkilöille, eikä siihen aiota tehdä enää uusia muokkauksia. Käydään seuraavaksi läpi, kuinka Excel-taulukko tallennetaan PDF-tiedostoksi.
PDF-tiedoston voi Excelissä luoda tallentamalla tai tulostamalla, mutta lopputulos on käytännössä sama molemmilla keinoilla. PDF-tiedosto tallentuu sivumuotoiseksi, joten ennen sen luomista on syytä suorittaa sivun asettelu samaan tapaan kuin ennen paperille tulostamista. Käytännössä siis kannattaa varmistaa, että rivit ja sarakkeet sopivat sivuille, ja esimerkiksi että tarvittavat otsikot toistuvat myöhemmillä sivuilla.
Tallentaminen PDF-muotoon on yksinkertaista. Ensiksi aloitetaan tiedoston tallentaminen normaaliin tapaan menemällä Tiedosto-välilehden Tallenna nimellä -valikkoon, josta tiedoston muodoksi valitaan PDF ennen tallentamista. Tulostaminen PDF-muotoon taas tehdään sa samoin kuin paperillekin tulostaminen, eli tulostusvalikon kautta. Ero on siinä, että tässä tapauksessa tulostimeksi valitaan paperitulostimen sijaan jokin PDF-tulostin (Print to PDF).
Tässä tehtävässä tulostat valmiin taulukkoaineiston PDF-tiedostoksi. PDF:n voi luoda tallentamalla tai tulostamalla, mutta ennen sitä se täytyy muotoilla kriteerien mukaan.
Lopputuloksen tulisi mahtua neljälle A4-sivulle. Palauta tehtävä PDF-tiedostona nimellä etunimisukunimiexcel5.pdf.