Seuraavaksi siirrymme funktioiden pariin. Jos et ole aikaisemmin käyttänyt funktioita, tämä osa voi vaatia hieman enemmän perehtymistä ja harjoittelua. Funktioita ei käydä läpi vain silkasta ilkeydestä, vaan ne ovat kenties tärkein osa Excelin taulukkolaskentatyökaluja. Funktioiden perusteiden oppiminen luo tärkeän pohjan oman osaamisen vahvistamiseen tulevaisuudessa.
Emme mene tässä kurssiosiossa kovin syvälle funktioiden maailmaan. Käymme läpi funktioiden ominaisuuksia sekä niiden käyttöä ja tutustumme Excelin helppokäyttöisiin perusfunktioihin sekä yhteen kehittyneempään funktioon – JOS- eli IF-funktioon. Tämän osan lopussa on harjoitustehtävä, jossa pääset harjoittelemaan funktioiden kirjoittamista ja käyttöä askel askeleelta. Kuten aina, on suositeltavaa katsoa videot ajatuksella läpi, jotta saat täyden ymmärryksen aiheesta heti alusta pitäen.
Kaikkia taulukoissa selvitettäviä laskutoimituksia ei voi tai ei kannata yrittää tehdä itse käsin laskukaavoilla, vaan voi olla parempi käyttää Excelin sisäänrakennettuja funktioita. Funktiot ovat ikään kuin valmiiksi rakennettuja laskukaavoja, jotka tekevät yhden tietyn asian ja joilla voi helpommin suorittaa hankalia laskutoimituksia. Funktioilla on aina nimi, esimerkiksi SUMMA tai KESKIARVO ovat Excelin funktioita. Funktioita on Excelissä valtava määrä, mutta käydään läpi muutama yleinen perusfunktio.
SUMMA
Laskee yhteen kaikki sille annetut luvut ja viittaukset. SUMMA-funktiossa sekä myös muissa perusfunktioissa sulkujen sisään voi erotella pilkulla halutut solut tai valita kokonaisen alueen kaksoispisteellä.
KESKIARVO
Kertoo sille sulkujen sisään annettujen solujen tai solualueen keskiarvon.
LASKE
Kertoo, kuinka monta kappaletta lukuja alueella on. Ei siis laske mitään lukuja yhteen, vaan kuinka monta lukua yhteensä löytyy. LASKE ei ota huomioon soluja, joissa on tekstiä.
MIN ja MAKS
Kertovat nimensä mukaisesti mikä on niille annettujen solujen tai solualueen suurin tai pienin luku.
Funktioita voidaan lisätä soluihin joko käsin kirjoittamalla tai Aloitus-välilehden Automaattinen summa –alavalikosta, josta löytyvät edellisessä kappaleessa esitellyt yleisimmät perusfunktiot. Funktiokaavoja voi kopioida solujen kopiointikahvoilla samaan tapaan kuin tavallisiakin laskutoimituksia, ja myös samat viittaussäännöt toimivat funktioissa.
Excelissä on perusfunktioiden lisäksi satoja muitakin funktioita. Niitä ei onneksi kuitenkaan tarvitse opetella ulkoa, sillä Excelissä on erilaisia apukeinoja funktioiden hakemiseen. Ensimmäinen niistä on valintanauhan Kaavat-välilehdellä, jolle on listattu erilaisia funktioita ryhmittäin. Jos käytettävä funktio valitaan listan kautta, Excel avaa ikkunan ja pyytää lisäämään funktion argumentit valmiiksi. Argumenttien määrä ja tyyppi riippuvat tietysti valitusta funktiosta, sillä eri funktiot ottavat sisäänsä erilaisia asioita. Lisäksi Viimeksi käytetyt -funktiovalikko säilyttää näppärästi edelliset käyttämämme funktiot.
Kaavat-välilehden lisäksi Kaavarivin vieressä oleva fx-näppäin avaa erillisen funktiovalikon, josta löytyvät kaikki Excelin funktiot. Valikosta hakeminen voi kuitenkin olla toisinaan hiukan työlästä, ellei tiedä mistä ryhmästä lähtee etsimään. Excel myös tietysti ehdottaa funktioita aina kun alamme kirjoittamaan funktion nimeä, joten joskus sopiva funktio voikin löytyä ihan vain arvailemalla sen nimeä.
Perusfunktioilla sekä laskutoimituksilla pääsee Excelissä jo hyvin pitkälle, mutta käydään läpi vielä yksi kehittyneempi ja erittäin hyödyllinen funktio, JOS- eli IF-funktio. JOS-funktio eroaa perusfunktioista siten, että kun perusfunktiot ottivat sisäänsä vain yhden argumentin (eli laskettavat solut) niin JOS-funktio vaatiikin jopa kolme erilaista argumenttia. Ei kuitenkaan kannata säikähtää, käydään argumentit ja funktion toimintaperiaate seuraavaksi rauhassa läpi.
Käytännössä JOS-funktio toimii niin, että kysymme funktion avulla jonkin kysymyksen. Kysymyksen voi ajatella myös vertailuna, mutta pääasia on se, että ensiksi funktio tutkii jonkin asian. Kysymys voi vaikka olla: ”Onko solun A5 sisältämä luku suurempi kuin 10?” tai ”Lukeeko solussa B3 teksti ”Keltainen”?” eli yleisin käyttötarkoitus on se, että vertaamme jotakin solua joko johonkin lukuun, sanaan tai toiseen soluun.
JOS-funktion käyttämät kysymykset ovat rakenteeltaan sellaisia, että ne antavat vastaukseksi joko Kyllä tai Ei. Funktion toinen ja kolmas argumentti liittyvät tähän. Riippuen siitä, mikä on 1. argumentin eli kysymyksen vastaus, funktio valitsee joko toisen tai kolmannen argumentin. Jos vastaus on ”Kyllä” valitaan toinen argumentti, ja jos vastaus on ”Ei” valitaan kolmas argumentti. Argumentit voivat olla käytännössä mitä tahansa, joko tekstiä, lukuja tai jopa erillisiä laskutoimituksia.
JOS-funktion kirjoitusasu on seuraavanlainen:
Kuten huomaat, Excel muistuttaa funktiota kirjoitettaessa mitkä sen argumentit ovat. Tässä tapauksessa ne ovat logiikkatesti, arvojostosi sekä arvojos_epätosi. Käydään vielä argumentit yksitellen läpi.
Logiikka-testi Tämä testi on kyllä/ei-kysymys, jonka perusteella jompikumpi myöhemmistä argumenteista valitaan. Testi kirjoitetaan matemaattiseen muotoon, eli esimerkiksi ”A3=15” on toimiva logiikkatesti. Testit eivät rajoitu vain ”=”-merkkiin vaan on myös mahdollista testata esimerkiksi sitä, onko jokin solu suurempi tai pienempi, käyttämällä ”>” tai ”<” -merkkejä. Tässä vielä esimerkkejä toimivista logiikkatesteistä:
Käytännössä testejä voi rakentaa äärimmäisen monia erilaisia, mikä onkin tämän funktion vahvuus. Ainoa testin kriteeri on se, että siihen voi vastata joko Kyllä tai Ei. Mahdollisia välimerkkejä testin rakentamiseen on muitakin, joista tässä täysi listaus.
Arvojostosi
Tämä argumentti valitaan, jos logiikkatestin eli ensimmäisen argumentin vastaus on kyllä. Argumentti voi olla luku, teksti (lainausmerkeillä kirjoitettuna) tai jopa laskutoimitus. Valittu argumentti tulee soluun näkyviin.
Arvojosepätosi
Tämä argumentti valitaan, jos logiikkatestin eli ensimmäisen argumentin vastaus on ei. Argumentti voi olla luku, teksti (lainausmerkeillä kirjoitettuna) tai jopa laskutoimitus. Valittu argumentti tulee soluun näkyviin.
Katso vielä videolta käytännössä esimerkkejä, kuinka funktiota voi käyttää hyödyksi. Kannattaa aluksi lähteä liikkeelle yksinkertaisista testeistä, ja myöhemmin kokeilla suorittaa funktiolla monimutkaisempiakin asioita. JOS-funktio on yksi Excelin suosituimmista juuri monipuolisuutensa vuoksi.
Tässä tehtävässä harjoitellaan funktioiden käyttämistä valmiiseen aineistopohjaan. Pääset käyttämään Excelin perusfunktioita sekä harjoittelemaan JOS-funktion käyttöä. Noudata tarkasti annettuja ohjeita.
Kaikki vaiheet tulee tehdä funktioita sekä soluviittauksia käyttäen, ei käsin laskemalla. Palautettavasta tiedostosta tulee näkyä käytetyt funktiot. Palauta valmis Excel-työkirja tiedostonimellä etunimisukunimiexcel3.xlsx.