Kuvilla saa helposti tuotua visuaalista ilmettä asiakirjaan. Usein kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa, joten kuvia on hyvä käyttää esimerkiksi havainnoivina esimerkkinä tai ihan vain asiakirjan piristykseksi. Tässä osiossa käymme läpi, kuinka kuvia lisätään ja asetellaan asiakirjassa sekä tarkastelemme kuvien muokkausmahdollisuuksia. Tämän osion lopussa on osiot 5 ja 6 yhdistävä harjoitustehtävä.
Kuvan lisääminen aloitetaan Lisää-välilehdeltä. Kuvat-työkaluryhmästä löytyykin painike Kuvat, jota painamalla voi valita haluaako lisätä kuvan asiakirjaan omalta laitteelta vai verkosta (Online-kuvat).
Online-kuvat-työkalu avaa hakukoneen, jolla voi vapaasti etsiä verkosta haluamiaan kuvia. Vakioasetuksilla haetaan vain tekijänoikeusvapaita kuvia (Creative Commons -lisenssi). Lisäämistavasta huolimatta niitä voi muokata samalla tavalla, näistä lisää seuraavissa kappaleissa.
Lisää-välilehdeltä voi lisätä asiakirjaan kuvien lisäksi esimerkiksi valmiita muotoja sekä omia kaavioita. Muodot ovat kaksiulotteisia kuvaobjekteja, joita voi piirtää haluamaansa paikkaan valmiilla työkaluilla, esimerkiksi nuolia, viivoja tai laatikoita.
SmartArt-kaaviot ovat havainnollistavaa grafiikkaa, johon voi itse lisätä haluamaansa tietoa, ne ovatkin hyvä keino visualisoida esimerkiksi erilaisia prosesseja. Kaaviot taas ovat Excel-tyyppisiä kaavioita, joista voi itse valita haluamansa tyypin ja lisätä siihen sitten dataa näytettäväksi. Eri kaaviotyyppejä on runsaasti. Uusimmissa Word-versioissa asiakirjoihin voi lisätä myös videoita.
Usein kuva saattaa olla liian suuri asiakirjaan sopivaksi, jolloin kuvan kokoa kannattaa muuttaa sen kulmissa olevista kokokahvoista. Kulmista vedettäessä Word yrittää pitää kuvan kuvasuhteen oikeana, jotta se ei lähtisi venymään tai litistymään muokattaessa.
Toinen tärkeä asia tarkistaa on kuvan asetteluasetukset. Asettelu vaikuttaa siihen, kuinka kuva käyttäytyy ympäröivän tekstin kanssa. Joillakin asetuksilla kuva voi tulla tekstin päälle tai alle ja joillakin asetuksilla teksti voi väistää kuvan ja kiertyä sen ympärille. Asetteluasetukset on hyvä hallita, sillä ne vähentävät merkittävästi päänvaivaa kuvien saamisessa paikoilleen asiakirjassa. Kun kuva on valittuna, sen kulmaan ilmestyy erillinen valikko asetteluasetuksille. Kaikilla objekteilla asetteluasetukset eivät tule näkyviin, jolloin ne voidaan tarkastaa Muotoile-välilehden Rivitä teksti -valikosta. Katso videoilta tarkemmin, kuinka rivitysasetukset toimivat käytännössä.
Lisättyjä kuvia ja muotoja voi ryhmitellä. Ryhmässä olevia kuvaobjekteja voi liikuttaa ja muokata samalla kertaa.
Ryhmän luominen kuvista on yksinkertaista. Asettele ensin haluamasi kuvat asiakirjalle, ja valitse sitten kaikki Ctrl + klikkaamalla yksi kerrallaan. Huomaat, miten saat valittua usean kuvan kerralla. Kun kuvat on valittu, etsi Muotoile-välilehdeltä Ryhmitä-työkalu. Tämä yhdistää kaikki aktiiviset eli valitut objektit yhdeksi ryhmäksi. Ryhmää on sitten helppo esimerkiksi liikutella asiakirjassa paikasta toiseen.
Rajaamalla kuvista voi poistaa ylimääräistä sisältöä. Kun kuva on valittuna, Rajaa-työkalu löytyy Muotoile-välilehdeltä. Rajaustyökalun ollessa aktiivinen kuvan reunoihin ilmestyy mustat palkit, rajauskahvat. Rajauskahvoista vetämällä kuvien reunoilta voi rajata turhia alueita pois. Kun rajaus on valmis, sen voi viimeistellä klikkaamalla vasemmalla hiirinäppäimellä kuvan ulkopuolelta.
Huomaa, että pelkkä rajaus ei poista ulos rajattua osaa kuvasta, ja sen voi vielä myöhemmin palauttaa.
Harjoittele oppimaasi. Käytä Wordin työkaluja, kirjoita ja muotoile itsellesi samanlainen sivu kuin mallikuvassa. Voit itse valita aiheen ja siihen liittyvät kuvat. Asettele seitsemän kuvaa esimerkin mukaan ja jätä ylälaitaan tilaa taulukolle, johon lisäät aiheeseen liittyvää tietoa. Palauta sitten rakentamasi sivu .docx-tiedostona nimellä etunimisukunimiword2.docx. Säilytä tallentamasi tiedosto, sillä tarvitset sitä vielä seuraavassa osiossa.