Tervetuloa OneDrive-osioon! Tässä kurssiosiossa käymme läpi OneDriven peruskäyttöä sekä sen tehokkaita ominaisuuksia kuten versiohistoriatoimintoja ja erilaisia jakamismahdollisuuksia.
Tervetuloa mukaan!
Tarkastelemme tässä osiossa mikä on OneDrive, mitä mahdollisuuksia se tarjoaa ja kuinka sitä käytetään parhaimmalla mahdollisella tavalla. OneDrive on suunniteltu tehokkaaksi työkaluksi tiedostojen hallintaan, työstämiseen sekä käsittelyyn, mutta siitä ei ole hyötyä, ellei sitä osaa käyttää.
OneDrive on tärkeä osa Microsoft 365 -ympäristöä, sillä se yhdistyy läheisesti myös muihin Office-ohjelmiin. Lähtökohtaisesti se on paikka kaikille henkilökohtaisille työtiedostoille. Yhteiset tiedostot ja kansiot on syytä tallentaa työryhmien omiin tallennustiloihin, mutta OneDrive soveltuu hyvin kaiken omaan työhön liittyvän dokumentoinnin säilyttämiseen.
OneDrive-palveluun pääsee kirjautumaan selaimella Microsoft 365 -etusivun kautta. Ensimmäisellä käynnistyskerralla OneDrive valmistelee tallennustilan käyttöä varten, mutta myöhemmillä kerroilla tallennustilan avaaminen on nopeaa. Sovelluksen avautuu tallennustilan ylätasoon, johon voi heti alkaa lisätä tiedostoja ja kansioita.
OneDriven aloitusnäkymän yläpuolella on työkalurivi, josta voi luoda uusia Office-tiedostoja (kuten Word-, ja Excel-tiedostoja), ladata sivulle omia tiedostoja tai synkronoida tiedostoja eri laitteiden välillä.
OneDriven tiedostonäkymään voi helposti ladata tiedostoja ja kansioita raahaamalla niitä selaimeen tietokoneen kansioista.
Työkalurivin oikeassa laidassa ovat tiedostojen lajitteluasetukset sekä näkymäasetukset. Näkymän vasemmassa reunassa on OneDriven navigointipalkki, josta pääsee esimerkiksi omiin ja jaettuihin tiedostoihin sekä roskakorikansioon.
Uusia tiedostoja ja kansioita pääsee OneDrivessä luomaan työkalurivin Uusi-painikkeesta. Kun uusia Office-tiedostoja luodaan, selaimeen avautuu automaattisesti tiedostoa vastaava sovellus. Esimerkiksi Word-, Excel- ja PowerPoint-tiedostoja voi muokata suoraan selaimella.
Yhteensopivat tiedostot voi avata kätevästi suoraan OneDrivestä muokattavaksi joko selain- tai työpöytäsovelluksessa.
Selainsovelluksen sijaan tiedoston voi avata myös työpöytäsovelluksessa joko selainversion Avaa työpöytäsovelluksessa -näppäimellä tai valitsemalla OneDrivestä tiedoston lisävalikosta vaihtoehdon Avaa sovelluksessa. Ohjelman selainversiota käytettäessä tiedosto tallennetaan aina automaattisesti muutosten jälkeen, ja myös työpöytäsovelluksilla luodut tiedostot voi tallentaa OneDriveen valitsemalla oman OneDrive-kansion Tallenna nimellä -valikosta.
Hyvin usein käy niin, että tiedostot ja kansiot on jo luotu OneDriven ulkopuolella ja ne halutaan siirtää OneDriveen säilöön vasta myöhemmin. Helpoin tapa lisätä OneDriveen tiedostoja on raahaa ja pudota -menetelmä, eli tiedostojen siirtäminen niiden sijaintikansiosta OneDriveen hiirellä raahaten. Sama toimii myös kansioiden ja useampien tiedostojen kanssa. Tiedostoja voi ladata OneDriveen myös työkalurivin Lataa palvelimeen -näppäimellä. Tämä avaa käyttöjärjestelmän resurssienhallintaikkunan (selausikkunan) josta voi navigoida itse haluttuun tiedostoon tai kansioon tietokoneella.
Tiedostojen siirtäminen ja kansiorakenteiden muokkaaminen kuuluvat OneDriven perusominaisuuksiin. Tutustu seuraavalta videolta eri tapoihin siirtää ja kopioida OneDriven sisältöä.
OneDrivestä poistetut tiedostot eivät katoa suoraan, vaan ne siirretään ensiksi sivuston roskakoriin. Roskakoriin siirretyt tiedostot ovat palautettavissa 92 vuorokautta, minkä jälkeen ne poistuvat lopullisesti OneDrivestä. Tiedostot voi palauttaa roskakorista työkalurivin Palauta-painikkeella takaisin niiden alkuperäiseen paikkaan. Roskakorissa olevia tiedostoja voi myös käydä poistamassa käsin valitsemalla yksi kerrallaan tai tyhjentämällä koko roskakorin. Tällöin tiedostot siirretään ”vararoskakoriin” eli toisen vaiheen roskakoriin, josta ne voi edelleen poistaa pysyvästi tai palauttaa käyttöön.
OneDriven roskakori on vasemman reunan navigointipalkissa.
OneDriven voi myös palauttaa automaattisesti varmuuskopioituun versioon maksimissaan 30 päivää taaksepäin Asetukset-valikon Palauta OneDrive-kohdasta. Työkalun avulla pääsee valitsemaan hyvin tarkasti, mihin ajanhetkeen OneDrive pitäisi palauttaa. Toiminnon avulla voi esimerkiksi pelastaa vahingossa poistettuja tiedostoja tai kumota suurempia muutoksia.
OneDrive huolehtii automaattisesti tiedostojen versiohallinnasta, eli se säilyttää niistä vanhat versiot tallessa. Tiedostojen versiohistoria on selainohjelmissa kuten Wordissa ja Excelissä tiedoston nimipalkissa, josta se aukeaa klikkaamalla. Toinen tapa löytää versiohistoria on klikata tiedostoa oikealla hiirinäppäimellä, ja lisäksi versiohistoria on nähtävissä kolmen pisteen lisävalikossa.
Tutustutaan vielä OneDriven jakamistoimintoon. Tiedostojen jakamisella pystytään välttämään monia tiedostojen hallinnan ja yhteiskäytön aiheuttamia ongelmia. Lähtökohtaisesti kaikki OneDriven tiedostot ovat henkilökohtaisia, mutta jakamalla niitä on helppo antaa myös muiden ihmisten tarkasteltavaksi tai muokattavaksi.
Jakamisen asetukset on tärkeä hallita, sillä ne määrittelevät, ketkä tiedostoihin pääsevät käsiksi ja millaisilla oikeuksilla. OneDrivessä tiedoston voi jakaa valitsemalla tiedoston ja klikkaamalla työkalurivin Jaa-näppäintä tai vaihtoehtoisesti Kopioi linkki -näppäintä, jolla saa nopeasti luotua lähetettävän muokkauslinkin.
Jakamisen asetuksia pääsee muokkaamaan ylälaidan näppäimestä, tässä tapauksessa "Määrittämäsi henkilöt voivat muokata" -otsikon kohdalta.
Jaa-näppäin avaa jakoasetusikkunan, josta voi määritellä tiedoston jakotavan. Ikkunan ylälaidassa olevasta näppäimestä saa näkyviin valittavissa olevat jakotasot. Tutustu seuraavaksi alla olevalta videolta eri jakotasoihin ja -asetuksiin.
Jaa-toiminto on yhdistetty myös muihin Microsoft 365 -sovelluksiin. Esimerkiksi Word- ja Excel-ohjelmissa jakamisen voi tehdä suoraan sovelluksen sisältä Jaa-näppäintä painamalla. Tällöin avautuu samanlainen jakoasetusikkuna kuin OneDrivessä. Myös Outlookin sähköposti on yhdistetty OneDriveen, ja sähköpostiviesteihin voi liittää tiedostoja jaettuna linkkinä samaan tapaan kuin manuaalisesti jakamalla.