Viimeisessä osiossa tarkastelemme Outlookin kalenterin käyttöä sekä tapaamisten ja kokousten järjestämistä ja muokkausta. Osion lopussa on aiheeseen liittyviä kysymyksiä.
Outlookissa on sähköpostin lisäksi myös kattava kalenteriohjelma. Kalenteriin pääsee Outlookin alapalkin Kalenteri-näppäimestä, ja sen näkymää voi vaihdella Aloitus-välilehdeltä. Vaihtoehtoja on esimerkiksi päivä-, työviikko-, viikko- sekä kuukausinäkymille.
Kalenteri-välilehdelle siirrytään Outlookin alareunan navigointipalkista.
Kalenteriin voi vapaasti lisätä omia merkintöjä eli tapaamisia. Tapaaminen on Outlookissa henkilökohtainen merkintä tai muistutus, eikä siihen yleensä kutsuta muita osallistujia. Tapaamisen voi lisätä tuplaklikkaamalla haluttua kohtaa kalenterinäkymässä tai painamalla Aloitus-välilehdeltä Uusi tapaaminen -näppäintä. Tämä avaa tapaamisen luomista varten uuden ikkunan, johon lisätään tapahtuman tiedot kuten nimi, sijainti, aika ja mahdollisia lisätietoja. Tallenna ja sulje -painike lisää tapahtuman kalenteriin.
Tapahtumia voi muokata tuplaklikkaamalla niitä kalenterinäkymässä. Tapaamisikkunassa tehtyjen muokkausten jälkeen Tallenna ja sulje -näppäin toteuttaa tehdyt muutokset. Tapaamisen voi myös poistaa muokkausnäkymässä Poista-näppäimellä tai klikkaamalla sitä oikealla hiirinäppäimellä kalenterinäkymässä ja valitsemalla Poista.
Kokous on Outlookissa kalenteritapahtuma, johon kutsutaan myös muita osallistujia. Uusi kokous luodaan valitsemalla haluttu aika kalenterinäkymästä ja painamalla Uusi kokous -näppäintä Aloitus-välilehdeltä. Kokous muistuttaa tiedoiltaan hyvin paljon tapaamista, mutta siinä on lisäksi vastaanottajakenttä, johon kutsuttavat henkilöt lisätään. Kun kokouksen tiedot on täytetty, kokouskutsun voi lähettää Lähetä-näppäimellä. Tällöin vastaanottajille tulee sähköpostiin kokouskutsu. Vastaanottajan täytyy hyväksyä kokouskutsu, jotta se tulee heille näkyville kalenteriin.
Kokouksen tietoja voi muuttaa samaan tapaan kuin tapaamisessakin tuplaklikkaamalla sitä kalenterinäkymässä. Kun muutokset on tehty, kokouksesta täytyy lähettää päivitys kokouksen osallistujille. Jos kokouksen aikaa muutetaan, omassa kalenterissa kokous siirtyy uuteen ajankohtaan, mutta muiden osallistujien täytyy ensin hyväksyä uusi aika. Kokouksen voi peruuttaa samaan tapaan kuin tapaamisenkin oikealla hiirennäppäimellä tai avaamalla sen ja painamalla Peruuta kokous -näppäintä. Tekstikenttään voi lisätä peruutuksen syyn, minkä jälkeen peruutuksesta lähtee viesti osallistujille.
Kalenterikutsuun on kohteliasta vastata, jotta lähettäjä saa tiedon osallistumisesta. Vastaamiseen on kolme vaihtoehtoa, Hyväksy, Alustava sekä Hylkää. Näiden alla on vielä kolme vaihtoehtoa siihen, millainen vastaus halutaan lähettää. Muokkaa vastausta ennen lähettämistä -valinta antaa kirjoittaa viestin, joka liitetään kuittauksen yhteyteen. Lähetä vastaus heti -painike lähettää pelkän ilmoituksen hyväksymisestä tai hylkäämisestä. Älä lähetä vastausta -painike ei vie kutsun lähettäjälle ilmoitusta hyväksymisestä tai hylkäämisestä, mutta vastaus kirjautuu kuitenkin tapahtuman tietoihin.
Jos kokouksen ajankohta ei sovi, Outlookin kautta voi myös ehdottaa uutta aikaa. Kokouskutsussa on erillinen Ehdota uutta aikaa -valinta, joka avaa ikkunan ajankohdan valitsemiseen. Tämän jälkeen erillisessä ikkunassa täytyy vielä painaa Lähetä-näppäintä, jotta ehdotetusta aikataulumuutoksesta lähtee tieto muillekin osallistujille.