Katsotaan seuraavaksi taulukon perusmuotoilua. Muotoilutyökaluilla tarkoitetaan kaikkia tekstin sekä varsinaisen taulukon muokkaukseen ja asetteluun liittyviä työkaluja. Näitä ovat esimerkiksi fonttityökalut, rivitystyökalut, tasaaminen, taulukon solujen väritys ja reunat sekä rivien ja sarakkeiden manipulointi.
Solujen sisällön muotoiluun löytyy paljon työkaluja valintanauhalta Aloitus-välilehden Fontti-ryhmästä. Työkaluja löytyy esimerkiksi fontin tyylin ja koon muuttamiseen sekä muihin tekstitehosteisiin kuten lihavointiin, kursivointiin ja alleviivaukseen. Ulkoasun muutokset tehdään aina aktiivisiin eli valittuihin soluihin.
Näiden lisäksi on mahdollista vaihtaa esimerkiksi fontin väriä, solun taustaväriä sekä reunaviivoja. Excel-taulukon harmaat taustaviivat eivät oikeasti ole taulukon reunaviivoja vaan ohjelman apuviivoja, jotka eivät näy tulostettaessa taulukkoa. Vielä enemmän vaihtoehtoja löytyy Fontti-ryhmän kulmasta avautuvasta Fonttiasetukset-valikosta.
Soluissa olevaa tekstiä on mahdollista tasata solun eri sivuihin. Vakioasetuksilla teksti tasataan aina solussa vasempaan reunaan ja lukuarvot oikeaan reunaan. Aloitus-välilehden Tasaus-työkaluryhmästä löytyy vaihtoehdot solun sisällön tasaamiseen vasemmalle, keskelle sekä oikealle.
Sisältö voidaan tasoittaa myös pystysuunnassa ylös, keskelle tai alas jos solun korkeus on riittävä. Excelin vakioasetuksilla teksti tasataan aina solun alareunaan.
Taulukon soluihin syötetty teksti ei rivity automaattisesti. Tämä voi tarkoittaa joissain tapauksissa sitä, että soluun syötetty teksti ei mahdu täysin solun sisään. Yleensä Excel antaa tekstin jatkua seuraavan solun päälle, mutta vain, jos se on tyhjä. Jos viereisess��kin solussa on tietoa, liian pitkä teksti katkeaa näkyvistä.
Yksi hyvä ratkaisu on rivittää solun teksti useammalle riville Rivitä teksti -toiminnolla Aloitus-välilehdeltä. Tämä automaattisesti kasvattaa solun korkeutta ja rivittää tekstin siten, että se mahtuu kokonaan näkyviin solun sisään. Rivitys yrittää katkaista sanat automaattisesti, joskus heikoin tuloksin. Rivityskohdan voi kuitenkin määrittää sanoihin myös itse lisäämällä katkoviivan ”-” haluttuun kohtaan.
Excelissä voi yhdistää useampia soluja yhdeksi suureksi soluksi. Tätä voi käyttää hyödyksi esimerkiksi, jos halutaan korostaa otsikoita tai tuoda jokin tieto selkeämmin näkyville.
Aloitus-välilehden Yhdistä ja keskitä -toiminto yhdistää valitut solut yhdeksi suureksi soluksi. Yhdistetyn solun nimi on aina sen vasemman yläkulman solun nimi eli ensimmäisen solun nimi. Yhdistettyä solua voi muotoilla samaan tapaan kuin mitä tahansa muutakin solua. Yhdistetty solu voidaan purkaa takaisin erillisiksi soluiksi painamalla uudestaan Yhdistä ja keskitä -näppäintä. Tällöin yhdistetyn solun muotoilu periytyy erillisille soluille.
Solujen taustaväritystä voi vapaasti muokata. Valittuihin soluihin voi valita haluamansa taustavärin Täyttöväri-työkalulla. Väreillä voi helposti tuoda taulukoihin lisää ilmettä ja luettavuutta. Taulukon soluihin voi lisäksi asettaa reunaviivat. Ensiksi valitaan alue, jolle reunaviivat halutaan lisätä, minkä jälkeen Reunaviivat-valikosta voi valita haluamansa reunaviivatyypin valitulle alueelle.
Viivat ja väritykset voi myös myöhemmin poistaa taulukosta. Reunaviivat-valikosta vaihtoehto Ei reunaviivaa poistaa kaikki viivat valitulta alueelta. Poista reuna -vaihtoehdolla taas voi pyyhkiä manuaalisesti turhia reunaviivoja pois. Taustavärin voi poistaa Täyttöväri-valikosta kohdasta Ei täyttöä. Huomaa, että Ei täyttöä on eri asia kuin valkoinen taustaväri.
Näiden työkalujen lisäksi Aloitus-välilehden Solutyylit-valikosta löytyy paljon valmiita vaihtoehtoja solujen värittämiseen ja korostamiseen.
Jos taulukossa alkaa olla paljon tietoa, voi olla hyvä idea tehdä siitä muotoiltu taulukko. Kun jokin tietoa sisältävä solu on valittuna, Aloitus-välilehden Muotoile taulukoksi -valikosta pääsee valitsemaan automaattisen tyylimuotoilun taulukolle. Kun tyyli on valittu, Excel pyytää vielä varmistamaan taulukon sisältämän alueen. Tämä muuttaa valitun alueen muotoilluksi taulukoksi, mikä antaa sen sisältämille tiedoille hieman enemmän käsittelymahdollisuuksia.
Taulukkomuotoilun parhaita etuja on se, että uudet solut, rivit ja sarakkeet liittyvät suoraan osaksi jo luotua taulukkoa perien sen muotoilun ja värit. Lisäksi taulukoksi muotoileminen tuo uusia työkaluja tiedon lajitteluun ja suodatukseen. Jos katsot tarkkaan, tietosarakkeiden yläreunaan ilmestyy uudet näppäimet, joilla voi lajitella ja suodattaa taulukon tietoja.
Soluihin tehdyt muotoilut voi tietysti myös poistaa myöhemmin. Aloitus-välilehden Tyhjennä-valikosta löytyy vaihtoehto Tyhjennä muotoilut, joka palauttaa kaikki valitut solut perusmuotoiluun. Tämä ei poista solujen sisältöä, vaan pelkät muotoilumuutokset.
Jos Tyhjennä-valikosta taas valitaan vaihtoehto Tyhjennä kaikki, poistuvat myös solujen sisällöt eli ne jäävät täysin tyhjiksi. On myös mahdollista poistaa pelkkä sisältö ja säilyttää solujen muotoilut Poista sisältö -näppäimellä.
Taulukoihin voi helposti lisätä uusia rivejä tai sarakkeita, käydään seuraavaksi läpi muutama keino. Kun taulukkoon halutaan lisätä uusi rivi, valitaan ensiksi solu sen kohdan jälkeen (eli alapuolelta) mihin uusi rivi halutaan. Sama myös sarakkeen kanssa, uusi sarake ilmestyy valitun solun vasemmalle puolelle.
Aloitus-välilehden Lisää-valikosta voi tämän jälkeen valita joko Lisää taulukon rivejä tai Lisää taulukon sarakkeita -toiminnon. Rivin tai sarakkeen lisääminen työntää kaikkia muita rivejä eteenpäin, jotta sille syntyy tilaa. Viittaukset, laskutoimitukset ja funktiot päivittyvät automaattisesti eivätkä yleensä mene rikki, jos rivejä tai sarakkeita lisätään.
Lisäyksen voi tehdä myös klikkaamalla rivien tai sarakkeiden välipalkkia oikealla hiirinäppäimellä ja valitsemalla Lisää-komennon. Turhat rivit tai sarakkeet voi tietysti myös poistaa halutessaan Aloitus-välilehden Poista-komennolla tai klikkaamalla niitä oikealla hiirinäppäimellä ja valitsemalla Poista.
Excel-taulukon sarakkeiden leveyttä ja rivien korkeutta voi halutessaan muuttaa. Helpoiten se onnistuu vetämällä sarakekirjainten tai rivinumeroiden välissä olevaa palkkia. Leveydet ja korkeudet voi myös asettaa automaattisesti tuplaklikkaamalla sarakkeiden ja rivien välipalkkeja. Koko määräytyy tällöin sarakkeen/rivin sisältämän tiedon mukaan niin, että kaikki solut mahtuvat kokonaisuudessaan näkyville.
Suuria taulukoita selattaessa voi olla hankala pysyä kärryillä mikä sarake vastaa mitäkin tietoa, koska sarakkeiden otsikot katoavat alas vieritettäessä näkyvistä. Onneksi Excelissä on mahdollista kiinnittää rivejä sekä sarakkeita niin, että ne ovat aina näkyvissä taulukon näkymää siirrettäessä.
Ensiksi taulukosta valitaan sopiva solu, jonka ympärille kiinnitys lisätään. Käytännössä kiinnitys toimii niin, että valitun solun vasemmanpuoliset sarakkeet sekä yläpuoliset rivit kiinnittyv��t. Eli jos valitsisin solun C2, tällöin sarakkeet A ja B sekä rivi 1 kiinnittyisivät. Kun solu on valittu, valintanauhan Näytä-välilehdeltä löytyy Kiinnitä ruudut -valikko sekä samanniminen komento, joka kiinnittää kaikki valitun solun yläpuolella sekä vasemmalla olevat rivit ja sarakkeet. Voi myös valita pikakomennon vain ensimmäisen rivin tai sarakkeen kiinnittämiseen. Tämän jälkeen, kun taulukkoa vieritetään alas tai oikealle, kiinnitetyt rivit jäävät näkyviin. Kiinnityksen voi poistaa käytöstä saman valikon kautta, eli Kiinnitä ruudut -valikosta vaihtoehdolla Vapauta ruudut.
Tässä tehtävässä muotoilet valmiista aineistosta taulukon ja suodatat siitä näkyviin vain halutut tiedot.
Palauta muokkaamasi työkirja Excel-tiedostona nimellä etunimisukunimiexcel1.xlsx.