Seuraavaksi tarkastelemme solujen tiedon muotoiluja. Excelissä soluihin kirjoittaminen ei aina välttämättä onnistu juuri niin kuin on ajatellut, ja tämä johtuu automaattisista muodoista. Solun sisältö käyttää aina jotakin muotoa, mikä on Excelin keino luokitella tietoa. Muoto voi olla esimerkiksi valuuttamuoto, jolloin siihen lisätään valuuttasymbolit, tai aikamuoto, jolloin Excel muuttaa annetun arvon kellonajaksi.
Muotojen ymmärtäminen on tärkeää, sillä ne voivat väärin käytettyinä tuottaa tilanteita, joissa Excel tekee jotakin mitä et haluaisi sen tekevän. Käymme tässä osassa läpi muutamia yleisimpiä muotoja sekä ongelmia, joihin niiden kanssa voi törmätä.
Oletuksena Excel jättää näkyviin kaikki desimaalit, jotka soluihin lisätään. Voimme kuitenkin halutessamme hallita soluissa näkyvien desimaalien määrää.
Valintanauhan Aloitus-välilehdeltä Numero-ryhmästä löytyvät painikkeet desimaalien lisäämiseen ja vähentämiseen. Jos desimaaleja vähennetään, solussa näkyvä luku pyöristetään desimaalien mukaan ylös- tai alaspäin. Kaavariviltä voi nähdä, että solu säilyttää edelleen kaikki desimaalinsa, eli näppäimet vähentävät vain solussa näkyviä desimaaleja. Desimaalien muokkaaminen ei siis vaikuta solun todelliseen arvoon.
On myös mahdollista käyttää Erotinmuotoa, jolloin kaikki valitut solut muokataan automaattisesti samaan muotoiluun ja desimaalien määrään. Tällöin lukuihin lisätään tuhansien väliin erotin (välilyönti) ja desimaalien määrä muutetaan kahteen. Numero-ryhmän alakulmassa on myös lisävalikko Lukumuotoilu, josta voi valita useista eri vaihtoehdoista valittujen solujen sisältämien lukujen esitystavan.
Excelissä on mahdollista muotoilla lukuja myös valuuttamuotoihin. Aloitus-välilehden Numero-ryhmästä löytyy Kirjanpidon lukumuoto -näppäin, jolla valittuihin soluihin saa suoraan valuuttamuotoilun. Pieni nuoli näppäimen vieressä avaa valikoiman muita yleisimpiä valuuttoja. Lisää kirjanpitomuotoiluja -valikosta pääsee selaamaan lisävalikkoa, josta löytyy käytännössä kaikki maailman valuutat.
Lukumuoto-, prosentti- ja desimaalinäppäinten yläpuolella on alasvetovalikko, josta avautuu vaihtoehtoja yleisimpiin lukumuotoiluihin. Vakiona soluissa on käytössä muotoilu Yleinen. Yleinen-muotoilun ollessa käytössä Excel saattaa tehdä automaattisia lukumuotoiluja käyttäjän syöttämiin lukuihin. Jos ei halua Excelin tekevän muotoiluja, kannattaa soluissa ottaa käyttöön muotoilu Luku, jolloin lukuarvo näytetään sellaisena kuin se on syötetty, ilman automaattisia muotoiluja. Samasta valikosta on myös mahdollista muuttaa luku prosenttimuotoon, aikamuotoon, murtoluvuksi ja niin edelleen. Numero-ryhmän alakulmasta pääsee selaamaan kaikkia eri lukumuotoilun vaihtoehtoja.
Kun lisäämme Excelin taulukkoon päivämääriä, on syytä olla tarkkana siinä, kuinka ne muotoillaan. Jos soluun lisätään kokonainen päivämäärä, esim. 1.1.2020, se tulee sellaisenaan soluun näkyviin. Jos taas soluun kirjoitetaan vain päivä ja kuukausi, eli 1.1., Excel muuttaa sen automaattisesti muotoon 1.tammi. Tämä voi olla erityisen ärsyttävää, jos ei ymmärrä, mistä asia johtuu. Lyhyt päivämäärämerkintä on siis eräs Excelin automaattisista muotoiluista. Hyvä tapa saada kaikki päivämäärät samaan muotoon on maalata ne ja valita valintanauhan muotoiluvalikosta esimerkiksi lyhyt päivämäärämuotoilu.
Kellonajat ja ajan kestot voivat olla Excelissä sekavia, sillä ne kirjoitetaan hieman eri tavalla. Vakioasetuksilla Excel olettaa kaikki XX:XX-muotoiset ajat kellonajoiksi, eikä tuntien ja minuuttien määriksi. Tämä johtaa siihen, että aikoja on hankala laskea yhteen sillä luvut asettuvat aina välille 00:00 ja 23:59. Jos halutaan laskea yhteen tunteja ilman että ne rajoittuvat 24 tunnin sisään, on syytä määritellä solut käyttämään sopivaa lukumuotoilua. Esimerkiksi Aika-luokan lukumuotoiluissa on vaihtoehtoja, jotka mahdollistavat yli 24 tunnin aikamerkinnät, jolloin tunteja ja minuutteja on helpompi laskea yhteen.
Joskus Excelissä voi tulla vastaan ongelmia, kun yritetään syöttää soluihin luvulla 0 alkavia lukuarvoja. Tällaisia ovat esimerkiksi puhelinnumerot tai postinumerot. Kun solun sisältö alkaa luvulla 0, Excel poistaa automaattisesti kaikki nollat luvun alusta. Jos halutaan kirjoittaa taulukon soluihin lukuja, jotka alkavat nollalla, täytyy niiden solujen lukumuotoiluksi valita Teksti-muotoilu, jolloin Excel ei enää tee automaattisia korjauksia solun sisältöön. Yksittäisten solujen tapauksessa solun voi muuttaa tekstimuotoiluun myös lisäämällä sen alkuun heittomerkin eli ’-merkin.
Vastaan voi tulla myös muita mielenkiintoisia ongelmia aina, kun soluja muutetaan lukumuotoilusta toiseen. Katso alla olevalta videolta esimerkkejä ongelmista ja mistä ne johtuvat.