Perehdytään seuraavaksi Excelin kaavioihin. Kaavioilla on kätevä luoda erilaisia visualisointeja taulukoiden tiedoista, tähän tarkoitukseen Excelissä onkin useita erilaisia kaaviotyyppejä sekä työkaluja niiden rakentamiseen. Kaavioita voi kätevästi viedä myös ulos Excelistä, jos haluat esimerkiksi käyttää niitä elävöittämään Word-dokumenttia tai PowerPoint-esitystä.
Excelissä voi pelkän taulukkolaskennan lisäksi luoda erilaisia kaavioita, jotka ovat hyödyllisiä, kun halutaan visualisoida taulukon tietoja ja tehdä niistä helpommin luettavia. Kaaviotyyppejä on useita erilaisia, ja ne kaikki soveltuvat eri tarkoituksiin.
Kaavion lisääminen taulukkoon on helppoa. Ensiksi valitaan joko yksi solu tai maalataan koko alue halutusta taulukosta, jonka tietojen pohjalta kaavio tehdään. Tämän jälkeen valintanauhan Lisää-välilehdeltä Kaaviot-ryhmästä löytyy monia erilaisia kaaviotyyppejä. Suositellut kaaviot -näppäimellä voi antaa Excelin ehdottaa tietoihin sopivaa kaaviotyyppiä. Klikkaamalla sopivaa kaaviota sellainen luodaan taulukkoon, ja sitä voi lähteä muokkaamaan eteenpäin.
Suositellut kaaviot -painikkeella Excel antaa vaihtoehtoja, jotka sen mielestä sopisivat parhaiten valittuun taulukkoon. Työkalu osaa myös kätevästi yksinkertaistaa monimutkaisia tietolähteitä kaaviomuotoon. Nimittäin käsin rakennettuna hyvin monimutkainen taulukko voi olla hankala rakentaa selkeäksi kaavioksi. Jos Excel joutuu kaavion luomiseksi suodattamaan tietoja, se voi siirtää kaavion omalle välilehdelleen Pivot-taulukoksi, joka on alkuperäisestä taulukosta suodatettu versio.
Kun kaavio on lisätty taulukkoon, voi sitä alkaa muokata haluamakseen. Väreillä, tyylillä ja muilla tehosteilla voi kätevästi tuoda kaavioon lisää ilmettä tai luettavuutta. Muokkaaminen aloitetaan klikkaamalla kaavion laitaan ilmestyvää pensselikuvaketta tai valintanauhan Kaavion rakennenäkymä -välilehdeltä. Molemmista löytyy erilaisia väripaletteja sekä tyylejä kaavion muokkaamiseen nopeasti. Tyylit ovat ikään kuin valmiita graafisia tehostepaketteja.
On myös mahdollista muokata kaavion elementtejä käsin haluamakseen. Kaaviosta voi klikata aktiiviseksi elementin, jota halutaan muokata, minkä jälkeen sen ominaisuuksia voi vaihtaa valintanauhan Muotoile-välilehdeltä. Välilehdeltä löytyy vaihtoehtoja värin, reunaviivojen sekä muiden tehosteiden muokkaamiseen.
Toisinaan kaavioon voi joutua lisäämään uutta tietoa tai ottamaan jotakin tietoa poissa näkyvistä. Nämä toimenpiteet voidaan tehdä kaavion suodatusvalikosta. Suodatusvalikko avautuu, kun klikataan aktiivisen kaavion viereen ilmestyvää suppilokuvaketta. Valikossa näkyvät kaikki tällä hetkellä kaaviossa olevat tietosarjat ja luokat, ja niitä voi ottaa käyttöön tai piilottaa kaaviosta.
Jos kaavioon halutaan lisätä tietoa mikä ei ollut alkuperäisessä taulukossa, täytyy suodatusvalikosta klikata Valitse tiedot -näppäintä mikä avaa uuden ikkunan nimeltään Tietolähteen valitseminen. Ikkunan vasemman laidan Lisää-näppäimellä pääsee valitsemaan taulukosta uuden tietosarjan, jolle annetaan nimi sekä solualue. Sen jälkeen OK-näppäintä painamalla uusi tietosarja lisätään kaavioon.
Katsotaan seuraavaksi, kuinka kaavioon voi lisätä arvopisteitä selkeyttämään kaavion lukemista. Kun kaavio on valittu aktiiviseksi, sen oikean reunaan ilmestyy Plus-painike. Painiketta klikkaamalla kaavion sivuun avautuu listaus kaavion eri osista. Listasta voi lisätä kaavioon näkyviin erilaisia elementtejä. Kun halutaan lisätä arvopisteet, valitaan kohta Arvopisteiden otsikot.
Arvopisteiden otsikot -kohdan oikealla puolella on lisäksi pieni nuolinäppäin, joka avaa lisävalikon. Lisävalikosta voi valita tarkemmin mihin kohtaan kaaviossa arvopisteet asetetaan. Tämä lisää arvopisteet kaikkiin kaavion osiin (esim. pylväisiin tai viivoihin). Jos arvopisteet halutaan lisätä vain joihinkin tiettyihin osiin, klikataan ensiksi sitä elementtiä tai kaavion osaa, johon arvopisteet halutaan lisätä ja vasta tämän jälkeen valitaan Plus-näppäimen valikosta Arvopisteiden otsikot -toiminto.
Tässä tehtävässä pääset rakentamaan valmiista tietolähteistä kaaviot. Lopputulokset on esitelty alapuolella, eli tehtävänäsi on rakentaa taulukon tiedoista täsmälleen samanlaiset kaaviot ja asettaa ne taulukossa määriteltyihin kohtiin.
Luo tehtävätaulukkoon kaaviot ja palauta valmis taulukko Excel-työkirjana (.xlsx) tiedostonimellä etunimisukunimiexcel4.xlsx.