Ensimmäisessä osiossa tutustumme Excel-ohjelmistoon yleisellä tasolla. Tarkastelemme, mihin käyttötarkoituksiin Excel parhaiten soveltuu ja minkälaisia tiedostoja sillä useimmiten tuotetaan sekä käymme läpi peruskäyttöön liittyviä termejä.
Excelillä voi tehdä monia eri asioita, mutta kenties sen tärkein ominaisuus on taulukkolaskenta. Excelin työkirjan taulukoihin on helppo syöttää lukuja ja tietoa, jota voi sitten näppärästi käsitellä ja laskea eri työkaluilla. Taulukkolaskennan salaisuus piilee sen solujärjestelmässä, mikä tarkoittaa, että pelkkien lukujen (kuten 1 + 2) sijaan voimmekin laskea yhteen erilaisia soluja, jotka voivat sisältää mitä tahansa lukuja. Tällä tavalla Excelissä on mahdollista luoda erittäin tehokkaita ja monikäyttöisiä taulukoita äärettömän moneen käyttötarkoitukseen.
Myös suuria tietomääriä on Excelissä helppo käsitellä. Kun manuaalisesti selaamalla suurien tietomäärien selvittämiseen voisi kulua valtava määrä aikaa, voi Excelillä usein saman asian tehdä hyvinkin nopeasti erilaisilla suodatus-, järjestely- ja analyysityökaluilla, joilla tietomassasta saa helposti selvitettyä ja nostettua esiin halutun asian. Tietoja voi myös tehokkaasti visualisoida helppolukuisemmaksi erilaisilla taulukkovärityksillä sekä kaaviotyypeillä.
Excel voi näyttää harjaantumattomaan silmään pelottavalta ohjelmalta, mutta loppujen lopuksi kyse on pienestä määrästä tehokkaita työkaluja, jotka mahdollistavat monipuolisesti erilaisten laskutoimitusten ja visualisointien teon. Tärkeintä on oppia perusperiaatteet, sillä ne kattavat helposti suurimman osan kaikista Excelin tarpeista. Loput erikoistyökalut on suunniteltu helpottamaan Excelin käyttöä vain erikoistapauksissa.
Excel tukee useita eri tiedostomuotoja, joista tällä kurssilla käsitellään tärkeimmät. Lähtökohtaisesti 99 prosenttia Excel-työskentelystä tapahtuu .xlsx-formaatilla eli tavallisella Excelin työkirjatiedostolla, mutta on silti hyvä tietää mistä on kyse, jos eteen ilmestyy epätavallisia Excelin tiedostomuotoja.
Xlsx
Yleisin tiedostomuoto. Xlsx tukee aina Excelin viimeisimpiä ominaisuuksia ja on pääasiallinen tiedostomuoto, jota Excel-työskentelyssä käytetään. Xlsx-tiedosto ei voi sisältää makroja, joista lisää tuonnempana.
Xlsm
Excelin tiedostomuoto, joka voi sisältää makroja. Makrot ovat tiedoston sisäisiä ohjelmia, jotka suorittavat tietokoneella jonkin komennon. Nämä komennot voivat olla myös haitallisia, jos ne on ohjelmoitu väärin tai haitalliseen tarkoitukseen, joten makrotiedostojen kanssa kannattaa olla aina valppaana ja tarkastaa, mistä lähteestä ne on ladattu.
Xls
Excelin vanhoissa versioissa käytetty tiedostomuoto. Se ei enää täysin tue Excelin uusimpia ominaisuuksia, ja sitä ei erityisesti suositella käytettäväksi, ellei tarvita yhteensopivuutta vanhojen järjestelmien kanssa. Xls-muodon yksi heikkous on se, ettei käyttäjä voi tiedostomuodosta päätellä sisältääkö tiedosto makroja. Tiedostomuoto on siis tietoturvaltaan heikompi kuin Xlsx.
Ods
Avoin tiedostomuoto, joka toimii hyvin avoimen lähdekoodin ohjelmistojen kuten OpenOfficen sekä LibreOfficen kanssa. Suurin osa Excelin uusistakin ominaisuuksista toimii myös Ods-formaatissa, mutta joskus harvoin voi ilmentyä yhteensopivuusongelmia.
Pdf
Niin kutsuttu julkaisumuoto, jonka saa avattua useimmissa laitteissa. Pdf-tiedoston etuna on se, että se näyttäytyy aina samannäköisenä laitteesta huolimatta. Pdf-muotoista tiedostoa ei ole kovin helppo muokata tallentamisen jälkeen, ja siksi sitä yleensä käytetään vasta kun tallennetaan tiedoston viimeinen versio.
Käydään seuraavaksi läpi Excelin tärkeimpiä termejä. Excelin tiedostoa kutsutaan työkirjaksi. Yksi työkirja voi sisältää yhden tai useampia taulukoita. Työkirjan taulukot ovat näkyvissä Excel-ikkunan alalaidassa. Jokaisessa taulukossa voi olla oma sisältönsä, mutta ne kuuluvat samaan työkirjaan. Taulukoita voi lisätä työkirjaan +-painikkeella, ja niitä voi poistaa oikean hiirinäppäimen Poista-komennolla.
Taulukot koostuvat soluista, jotka kuvataan käyttäjälle harmaan ruudukon avulla. Jokainen ruudukon ruutu on yksi solu. Solun voi valita aktiiviseksi klikkaamalla sitä, jonka jälkeen siihen voi kirjoittaa tietoa. Aktiivinen solu on korostettu paksummalla reunuksella, lisäksi sen rivi ja sarake erottuvat taulukon reunasta tummempana esiin.
Soluilla on aina nimi, joka rakentuu sen sarakkeesta ja rivistä. Esimerkiksi sarakkeen C kolmas solu on nimeltään C3. Solun nimi näkyy aina vasemman ylälaidan nimiruudussa. Excelissä viitataan soluihin aina niiden nimillä, mikä on iso vahvuus esimerkiksi laskutoimituksia ja funktioita rakennettaessa.
Yhdistä tiedostopäätteet ja niitä parhaiten kuvaava fakta.