Ensimmäisessä osiossa luomme yleiskatsauksen Microsoft 365 -palveluun ja sen sisältämiin ohjelmiin. Aiemmin Office 365:ksi kutsuttu palvelukokonaisuus sisältää kaikki Microsoftin tunnetut Office-ohjelmat kuten Wordin, Excelin ja PowerPointin.
Microsoft 365 on Microsoftin ohjelmistot yhdistävä pilvipalvelu, jonka kautta toimisto- ja verkkotyöskentelyohjelmia pääsee käyttämään millä tahansa älylaitteella tai tietokoneella. Se sisältää muun muassa seuraavat tällä kurssilla käsiteltävät ohjelmat:
Pähkinänkuoressa yritys saa Microsoft 365 -paketin avulla verkkotyöskentelyvalmiudet ja toimisto-ohjelmat yhdellä kuukausimaksulla koko henkilöstölleen.
Microsoft 365 -palveluun kuuluu myös paljon muita sovelluksia eri käyttötarpeisiin. Voit tutustua niihin alla olevalta videolta.
Microsoft 365 -ympäristöön pääsee kirjautumaan osoitteessa portal.office.com (Kajaanin ammattikorkeakoulussa osoitteessa oma.kamk.fi). Oman tunnuksen ja salasanan syöttämisen jälkeen pääset Microsoft 365 -etusivulle, jolla ovat kaikki palvelut ja sovellukset.
Microsoft 365 -etusivu näyttää viimeisimmät avatut tiedostot. Vasemman reunan palkissa näkyvät valittavissa olevat ohjelmat.
Microsoft 365 -etusivulta voit siirtyä mihin tahansa haluamaasi sovellukseen. Käytetyimmät sovellukset ovat vasemman reunan työkalupalkissa. Kaikki sovellukset saa esiin klikkaamalla vasemman yläkulman valikkonäppäintä.
Aloitetaan Microsoft 365 -ohjelmistoon tutustuminen OneDrivestä. Microsoft OneDrivesta löydät aina omat henkilökohtaiset tiedostosi. Se toimii kaikilla verkkolaitteilla tietokoneista älypuhelimiin. Kaikki tallentamasi tiedostot ovat tallessa pilvipalvelussa, ja voit jakaa niitä halutessasi myös muiden käyttäjien saataville.
OneDrivestä on saatavilla kaksi versiota. Ensimmäinen on henkilökohtaiseen peruskäyttöön tehty versio, johon pääsee kirjautumaan omalla henkilökohtaisella Microsoft-tunnuksella. Toinen versio sen sijaan on suunnattu työkäyttöön, siinä on enemmän tallennustilaa ja se toimii organisaation tunnuksilla. Tietokoneelle voi myös luoda synkronoidun OneDrive-kansion, jossa viimeisimmät pilvipalvelun tiedostot ovat aina paikallisesti laitteella saatavilla.
Teams korvaa Microsoftin edellisen Skype for Business -viestintäohjelman. Teamsin avulla voi lähettää viestejä ihmisille, tehdä yhteistyötä ryhmissä sekä jakaa tiedostoja tai kansioita muille käyttäjille. Myös verkkokokousten järjestäminen ja esitysten pitäminen onnistuvat helposti.
Teams toimii saumattomasti laitteesta toiseen, ja se tukee sekä pöytäkoneita että mobiililaitteita. Teamsia voi käyttää verkkoselaimella tai asentamalla sen sovelluksena laitteeseen. Sovelluksen asentamista suositellaan sekä Teamsin että muidenkin Office-ohjelmien kanssa, sillä silloin sovellus toimii parhaimmalla tavalla.
Microsoft 365 -asetukset saa auki oikean yläkulman asetusvalikosta. Asetukset-näkymästä voi vaihtaa esimerkiksi käytössä olevaa teemaa, Microsoft 365 -aloitussivua, kieltä, aikavyöhykettä sekä salasanaa.
Microsoft 365:n yläpalkista löytyy näppäimet päivän kalenteriin, asetusnäkymään, aputoimintoihin sekä omaan profiiliin.
Microsoft 365 -sovellukset voi myös asentaa tietokoneelle. Valitse palvelun etusivulta näppäin Asenna Office, jolloin sivusto ehdottaa ensiksi parhaiten sinulle sopivaa versiota. Lataessasi sivusto näyttää samalla asennusohjeet. Kun lataus on valmis, asennusohjelman avaamalla Microsoft 365 aloittaa eri ohjelmien latauksen ja asennuksen. Sovellukset asennetaan automaattisesti eikä käyttäjän tarvitse määritellä niiden asetuksia.
Käytön jälkeen Microsoft 365 -palvelusta kannattaa kirjautua ulos, etenkin jos samalla tietokoneella on useita käyttäjiä. Uloskirjautuminen onnistuu oikean yläkulman profiilivalikosta painikkeesta Kirjaudu Ulos.