Ensimmäisessä kappaleessa tutustumme PowerPoint-ohjelmaan. Käymme läpi eri tiedostomuodot sekä diaesityksen perusmuokkauksen komennot ja eri työskentelynäkymät.
PowerPoint on Office-paketin ohjelma esitysten sekä esityspohjien rakentamiseen sekä niiden esittämiseen. Sen avulla esimerkiksi hankalat konseptit on mahdollista esittää kuulijoille visuaalisten apukeinojen avulla. Esitykset voivat sisältää tekstin lisäksi myös videota sekä ääntä.
PowerPoint-esityksen voi tallentaa eri tiedostomuotoihin, riippuen lähinnä siitä mihin ympäristöön esitys on tarkoitus tallentaa. Tässä kappaleessa käymme läpi tärkeimmät PowerPointin tallennusmuodot sekä niiden käyttötarkoitukset.
Pptx
Yleisin ja nykyaikaisin PowerPoint-tiedostomuoto. Pptx-tiedosto on suositeltavin tiedostomuoto päivittäiseen työskentelyyn, sillä se on rakennettu nimenomaan PowerPointin uusimpia versioita varten. Tämän ansiosta kaikki ohjelman uudetkin ominaisuudet ovat käytettävissä. Pptx on myös pakattu tiedostomuoto, joten sen tiedostokoko on hieman pienempi.
Ppt
Ennen vuotta 2003 käytössä ollut PowerPoint-tiedostomuoto. Ppt ei enää tue uusimpien ohjelmien ominaisuuksia, mutta sen etuna on, että se toimii myös vanhemmissa Office-ympäristöissä. Sitä ei suositella käytettäväksi nykypäivänä, ellei nimenomaan tarvita vanhempien ohjelmien kanssa yhteensopivaa tiedostomuotoa.
Pptm
Makroja sisältävä tiedostomuoto. Makro on tiedoston sisään kirjoitettu apuohjelma, joka suorittaa tiedoston avautuessa jonkin komennon. Makrot voivat olla myös haitallisia niin sanottuja makroviruksia. Ppt- ja Pptm-tiedostot voivat molemmat sisältää makroja, joten niitä avattaessa kannattaa olla varuillaan. Muutoin Pptm-muoto vastaa ominaisuuksiltaan Pptx-muotoa.
Odp
Avoin tiedostomuoto. Ei tue kaikkia uusimpia PowerPointin ominaisuuksia täydellisesti, mutta on kuitenkin hyvin yhteensopiva avoimien Office-sovellusten kuten LibreOfficen tai OpenOfficen kanssa.
Pdf-tiedosto on julkaisumuoto. Sen etuna on, että se näkyy täysin samankaltaisena kaikille käyttäjille ohjelmasta riippumatta. Pdf-tiedostoa on myös hankala muokata, sillä se on nimenomaan tarkoitettu lopullisille julkaisutiedostoille.
Png/Jpeg
PowerPoint-diat on myös mahdollista tallentaa kuvatiedostoiksi. Kuvat ovat yhteensopivia kaikenlaisten laitteiden, ohjelmien sekä esim. verkkosivujen kanssa. Kuvamuotoon tallennettaessa jokainen dia tallennetaan aina erilliseksi kuvatiedostoksi.
PowerPointin tärkeimmät elementit ovat diat sekä niistä koostuvat esitykset. PowerPointin tiedostoa kutsutaan siis esitykseksi. Esitys koostuu dioista, joiden sisältöä ja ulkonäköä voi PowerPoint-ohjelmassa muokata vapaasti.
Esitys koostuu yksittäisistä dioista.
Diaesityksellä on käytössään perustyyli, joka määrittelee, miltä uusia dia näyttää. Esimerkiksi yrityksillä on usein olemassa oma PowerPoint-perustyylinsä, jota käytetään yrityksen käyttöön tarkoitettuihin diaesityksiin.